OutlookとGmailは、どちらも人気のあるメールクライアントでありビジネスシーンでよく利用されています。
これからビジネスを始めるときやパソコンの買い替え、新部署の立ち上げ時などに、どちらのメールクライアントを利用するのか選定しなければならない場面があるかもしれません。
このコラムではOutlookとGmailの違いを7つのポイントに分けて解説し、選び方をご紹介します。
その1：メールの管理方法
ここでのメールの管理方法とは、メールの振り分け機能を差します。
Outlookの場合はフォルダ、Gmailの場合はラベルでメールは振り分けされます。
OutlookとGmailのどちらも特定のメールを分けて管理することができます。
ただし、管理方法は異なると覚えておくといいでしょう。
その2：ユーザーインターフェイスの比較
Outlookのユーザーインターフェイスは、比較的古くからあるタブ型のメニューが特徴です。
使い慣れてている場合は問題にならないかもしれませんが、初めて使う方は項目が多いためどこを選択すればいいのか分からなくなってしまうかもしれません。
一方、Gmailは、メニュー数が少ないシンプルなインターフェイスとなっています。
そのため、Gmailの方が直感的に使いやすいと感じる人が多いかもしれません。
その3：スケジュール管理機能の比較
Outlookは、スケジュール管理機能に優れています。
ページ下部にタブ切り替えボタンがありワンクリックで表示切替がが可能です。
また、アポイントメントの予定や会議の招待状を簡単にメールに添付して送れます。
GmailにもGoogleのカレンダー機能と連携はできますが、拡張機能を使う必要があります。
これまでGmailをあまり利用してこなかった方には設定方法に戸惑うかもしれません。
その4：メールの検索機能の比較
OutlookとGmailどちらも高度なメール検索が可能です。
それぞれ、「日付」、「件名」、「差出人」などの条件でメールを検索するできるため、目的のメールにたどり着きやすくなります。
また、迷惑メールも通常の受信トレイと同様に細かく条件を設定し、検索が可能です。
その5：セキュリティ機能
OutlookとGmailの両方に、強力なセキュリティ機能が備わっています。
Outlookは、マルウェア対策やスパムフィルターなどの機能を備えているほか、アカウント保護のための2要素認証を利用することもできます。
Gmailも同様に、スパムフィルター機能やマルウェア対策機能、2要素認証機能が備わっているため、どちらのメールクライアントもセキュリティ対策ができているといえるでしょう。
その6：モバイルアプリの比較
OutlookとGmailは、どちらもモバイルアプリを提供しています。
Outlookのモバイルアプリは、高度なスケジュール管理機能を備え、Outlookのデスクトップ版と同様の機能を利用できます。
一方、Gmailのモバイルアプリもデスクトップ版と同じようにメールが見やすいインターフェイスです。
また、ビデオ通話や会議が可能な「Google Meet」に1タップで切り替えできるようになっています。
その7：メールの送受信に関する制限や制約の違い
OutlookとGmailの両方に、メール送受信に関する制限や制約があります。
例えば、Outlookの1日あたりの受信者数は5,000件、一方のGmailの1日あたりの受信者数は86,400件と大きな差があります。（2023年10月時点）
Gmailはメールの送受信に特化しているため、メールを多くやり取りをしたい場合はGmailを選ぶといいでしょう。
まとめ：OutlookとGmailどちらがいいのか
OutlookとGmailは、インターフェイスや送受信件数に違いはありますが、機能面では大きな違いはありません。
そのため、どちらかを選ぶときはメールクライアントだけではなくビジネスで利用している他のツールとの関係性を考慮するといいでしょう。
Microsoftofficeを利用している場合はOutlook、Googleスプレッドシートやドキュメントを多く利用する場合はGmailが互換性が高いのでおすすめです。
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メールクライアントの選択など、IT関連のお困りごとはぜひご相談ください。
